电子化采购新趋势 文 / 胡松评博士 电子化采购有哪六大优势？ 我在清华大学、浙江大学、上海交大、中山大学、苏州大学等名校演讲时，也经常有人问我这个问题。按照我的实战经验，至少有如下六大优势： l 提高了通信速度; l 加强了信息交流; l 降低了沟通成本； l 促进了实时共享； l 延长了服务时间； l 扩大了采购范围。 总之，电子化采购，适用于任何企业和政府等组织。电子化采购系统是利用信息技术为采购专业人员提供的一个工具。借助这个工具，采购专业人员就能够通过互联网，在全球范围内，同时与众多供应商进行通讯和交易。 电子化采购有哪三个先决条件？ 当然，要把采购搬到互联网上去操作，至少还得具备如下三个先决条件： l 必须有局域网; l 必须懂得网络操作方法; l 必须能有效防范网络病毒黑客的意攻击。 在线采购有哪三种模式？它们各有哪些优缺点？ l 卖方系统 ( Sell-side System ) l 买方系统 ( Buy-Side system ) l 第三方系统 ( Third-Party System ) 或称“门户” ( portals ) 卖方系统是指：供应商为增加市场份额，以信息技术作为销售渠道而实施的电子商务系统，是使用电子商务又不担风险的理想工具。该系统包含一个或多个供应商的成品或服务。登录该系统通常是免费的。供应商要保证采购的安全。卖方系统主要有如下三大好处： ◆ 访问容易； ◆ 能接触更多的供应商； ◆ 买方企业和政府等组织无需投资。 卖方系统也有如下两大美中不足之处： ★ 难以跟踪； ★ 难以控制采购成本。 买方系统是企业和政府等组织自己控制的电子商务系统，通常连接到组织的内部网络（intranet），或组织与其贸易伙伴形成的外部网( extranet)。该系统通常由一个或多个组织联合建立，目的是把市场价值转向买方。买方系统主要有如下四大优势： ★ 便于购买； ★ 快速的顾客响应； ★ 节省采购时间； ★ 便于采购成本的控制和跟踪。 买方系统也有如下两大缺点： ◆需要大量投资； ◆系统的维护成本较高。 第三方系统，或称“门户”系统，“门户”是描述互联网上形成的各种市场的术语。建立卖方门户的目的，是为了改进市场中买卖交易的效率。在互联网上主要有如下两类门户： l 垂直门户 ( vertical portals )，是经营专门产品的市场，如钢材、化工、能源等，主要吸引专业买主。 l 水平门户 ( horizontal portals )，集中了种类繁多的产品，供不同买主采购，其主要经营领域包括维修和生产用的零配件、办公用品等。 第三方系统主要通过如下三大方式开展日常运作： l 采购代理：为企业和政府等组织提供一个安全的在线采购场所，也提供诸如在线投标和实时拍卖服务，把技术授权给各企业和政府等组织使用，使其有权访问他们的供应商。 l 联盟采购：一组不同的企业和政府等组织，把他们要采购的相同或相似的产品，在数量上加以累计，来增加他们的集体购买力，以获得价格优惠。一般是由企业和政府等组织联盟共同开发和维护。 l 中介市场：有专门的在线采购公司建立，用来匹配企业和政府等组织和多家供应商的在线交易，除了提供技术外，还通过咨询和市场分析为企业和政府等组织提供增值服务。 总之，第三方系统的最大好处是，企业和政府等组织只需购买第三方服务，利用第三方技术进行在线采购；其缺点是难以控制和跟踪采购开支。 电子化采购对供需双方各有哪些战略优势？ 要实施电子化全球采购，采购专业人员，对采购电子化到底能给自己（即采购方）和供应商各能带来什么样的具体好处，和电子化采购的未来发展趋势，都应该心知肚明： 电子化采购对采购方的战略优势 l 过去企业和政府等组织的采购专业人员只注重结果，通常是把订单交给了那些能满足质量要求和按时交货的供应商就算完事。他们会向太多的供应商采购，而实际上并不需要这么多。 l 另外，类似的物品也常被分散在大量的供应商中采购，分散采购数量使企业和政府等组织支付了更高的采购单位成本。采购业务的总成本也因要维护大量的供应商而比实际需要的更高。 l 在线采购过程通常有企业和政府等组织制造工程师参加，他们审评图纸并按相似的特征或流程分类物品，这样，候选供应商能投标合并了的特征相似的物品，从而改进了成本、交货期和质量。 l 其次，在线采购公司对整个采购过程通常实行一条龙服务，从联系确定供应商到确定采购时间，最后完成采购竞价，一直全线跟踪服务。 l 在线采购流程要求企业和政府等组织评估其他有能力的供应商。在过去的采购业务中，这些新的供应商可能根本不被考虑。 l 在线采购把价格谈判的时间从几个月压缩到了几个小时，减少了商业环境剧烈变化对价格影响的可能性。 l 在线采购改变了采购成本，这一信息对不精于成本分析的企业和政府等组织来说是不可知的。 电子化采购对供应商的战略优势 l 公平竞争排除了原有供应商的一些优势，参加竞争的供应商有同等的机会赢得订单； l 扩大的市场偏向有竞争能力的供应商，合格的供应商将被邀请参加在线采购； l 有竞争力的供应商有更多的机会赢得来自新顾客的业务，因此扩大顾客范围； l 有竞争力的供应商通过在线采购能在增加销售的同时，减少与此相关的销售成本； l 参加在线采购的供应商能看到市场价格并验证自己的竞争能力，这是非常有价值的竞争信息； l 中标的供应商赢得的是已经按零件或流程系列组成的物品订单，这使供应商能集中他们的核心能力进行生产； l 在线采购流程通常导致多年的长期协议，这类合同对获得资本贷款非常有用，尤其对一些小型供应商。 电子化采购的未来发展有什么样的大趋势？ l 任何一个采购专员，都能在其台式电脑上，进入一个友好用户的点击系统，在线浏览公司认可的供应商目录； l 产品可以按特征、型号或名字来确定，搜索系统会按与采购者需求的符合程度来排列搜索结果； l 系统会一一比较产品性能，也会比较各供应商的价格，迅速给出折扣值，并且会很快得到与物流和供应商支付相关的信息，而支付也可以采用电子转帐方式； l 供应标准的批复是自动的，拒绝对象也会很快列在指定的代表名单中； l 有一套完整的跟踪需求、价格、批复和支付信息的稽查办法； l 对供应商业绩进行分析的有关支付信息和交易信息也能被快速准确和完整地捕捉和记录； l 拥有即时更新的分类信息，如应收帐款和应付帐款； l 大部分交易只需几分钟就可完成； l 所有采购订单和网络条款，供应商和购买者都可以在线同时看到。 总之，在线采购在如下几方面为企业和政府等组织采购流程带来增值： l 由专家对商品和市场进行分析； l 维持流程规范，以保证关键步骤取得成功； l 生成一份全面而准确的请求报价，这份报价通常比企业和政府等组织自己准备的要好得多，它能使供应商更准确地计算他们的价格。 （作者简介：著名培训师胡松评先生，管理学博士/MBA,拥有20年外企生产库存经理、全球采购与物流总监、总经理和集团副总裁等实战经验，现为多所大学客座教授。已有三千多家企业参加过他的培训，客户满意度95.6%(多年平均数)。北大已出版其三部专著和三套讲课VCD，在专业杂志上发表论文数十篇，广为引用。联系方式：13601670904；husongping@hotmail.com；husongpinghsp@yahoo.com.cn）